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Webshop Workflow:

Überblick: In einem Webshop gibt es unterschiedliche Arbeitsweisen, basierend auf den unterschiedlichen Nutzerrollen. Ein Interessent / Käufer hat andere Rechte wie der Shop-Betreiber, der Administrator oder der Mitarbeiter welcher für die Produktpflege verantwortlich ist. Im weiteren Verlauf werden diese unterschiedlichen „Workflows“ anhand von Benutzerrollen erläutert. Die grundsätzliche Rollenverteilung kann hierbei wie folgt aussehen:

  1. Administration
  2. Händler
  3. Endnutzer (Käufer / Interessent)

1. Administrator / Eigner mit Vollzugriff:

Der Workflow mit Vollzugriff (alle Rechte sind gesetzt) obliegt meist einem ausgebildetem Administrator bzw. einer extra hierfür geschulten Person. Der Hauptarbeitsbereich liegt hier im sogenannten Backend (der Administrationsoberfläche) über welche man auch die meisten PlugIns (Zusatzmodule) steuern und füllen kann. Einige der wichtigsten Möglichkeiten eines Administrators sind:

  • Erstellung von Angeboten / Anfragen für Kunden wie auch Händler
  • Die Verteilung eingehender Anfragen / Aufgaben an Händler und Mitarbeiter
  • Konvertierung von Angeboten und Bestellungen
  • Bestellungen im Namen von Nutzer / Kunden

Erstellung von Angeboten / Anfragen für Kunden wie auch Händler:

Bei voller Zugriffsberechtigung (in der Regel der Administrator) stehen alle Werkzeuge (Tools) im Backend wie auch im Frontend (sichtbarer Bereich der Website/Webshop) zur Verfügung. Dies betrifft auch die komplette Abwicklung rund um den Warenkorb. Angefangen mit der Sichtbarkeit beim „Surfen“ durch den Shop über die Auswahl von Artikeln und der Suche nach bestimmten Produkten bis zur optimierten Konfiguration durch den Produktkonfigurator.

Liegen ein oder mehrere Produkte im Warenkorb, haben Sie die Möglichkeit durch einen Klick auf den Bestell-Button, Anfragen bzw. Angebote zu erstellen oder zu bearbeiten, Diese können wahlweise für einen Kunden bzw. für eine vordefinierte Kundengruppe erzeugt werden.
Bei der Option „Angebot generieren“ können Administratoren bzw. Händler und festgelegte Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten das Angebotsmodul verwalten. Die Anzahl ausgewählter Waren spielt hierbei keine Rolle. Nach Aktivierung des Buttons kommt man zur direkten Angebotsverwaltung. Hier können Kundendaten eingegeben bzw. direkt aus dem Adressbuch geladen werden, Rabatte auf Einzelbereiche wie auch auf die Endsumme verteilt werden und mit nur einem Klick gespeichert oder auch „on demand“ via E-Mail zum Kunden geschickt werden. Viele zusätzliche Optionen / Erläuterungen finden Sie im Benutzerhandbuch.

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Die Verteilung eingehender Anfragen / Aufgaben an Händler und Mitarbeiter:

Sobald eine neue Anfrage / Benachrichtigung eingeht, wird der zuständige Mitarbeiter via E-Mail informiert. Die Nachricht wird zudem separat in einem festgelegten Ordner abgelegt. Mitarbeiter mit den zugewiesenen Rechten können nun die Nachricht beantworten oder an die zuständige Abteilung oder einen Händler weiterleiten. Eine weitere Hilfe ist hier die Vorauswahl der Möglichen Personen bzw. Händler die in Frage kommen. Jetzt kann der zuständige Mitarbeiter (oder die entsprechende Firma) die Anfrage in ein Angebot umwandeln bzw. den Bestellvorgang einleiten.

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Konvertierung von Angeboten und Bestellungen:

Mit entsprechenden Rechten können Kunden, Händler oder Mitarbeiter direkt (auch im Auftrag des Kunden) eine Bestellung generieren. Produkte auswählen und in den Warenkorb legen, ein Klick auf „Auftrag erstellen“, Kunde auswählen bzw. neue anlegen, Bestätigen und Abschließen. Ist der Auftrag erstellt, können die Zusatzinformationen zur Lieferung und zur Rechnung an Kunden bzw. interne Mitarbeiter weitergeleitet werden.

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2. Händler Workflow:

Händler haben im Grunde die gleichen Rechte bezüglich der Angebotserstellung und Auftragserstellung wie Administratoren:

  • Angebotserstellung.
  • Umwandlung von eingehenden Anfragen zu Angeboten oder Aufträgen.
  • Bestellungen ausführen im Namen von Kunden.

Angebotserzeugung für Kunden / User:

Händler haben spezielle Werkzeuge im Webshop. Immer wenn Händler bzw. Rechteinhaber Waren in den Warenkorb legen, werden diese Werkzeuge sichtbar. Diese „Tools“ sind Anfrage, Angebot und Bestellung. Wie bei der Angebotserstellung / Bestellung von Administratoren können Sie hier auch Kunden festlegen, Rabatte gewähren und Aufträge generieren. Selbstverständlich steht auch hier das Tool zur Sicherung (im Bereich E-Mail-Ausgang) und Weiterleitung (an Kunden oder Mitarbeiter) der Aufträge / Angebote zur Verfügung.

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Umwandlung von eingehenden Anfragen / Angeboten und Rechnungen:

Sobald eine Anfrage vom Administrator an einen Händler geht, hat dieser die Informationen in seinem System wie auch als E-Mail erhalten. Der Händler hat nun die Möglichkeit die Anfrage selbst zu bearbeiten oder diese an einen zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Sobald die Anfrage akzeptiert wird können die Daten aktualisiert werden und mit nur einem Klick kann daraus ein Angebot erstellt werden. Sobald dies geschehen ist, wird der Staus im System automatisch geändert. Eine Weiterleitung an andere Händler ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

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Bestellung im Auftrag von Kunden:

Händler mit entsprechenden Rechten können direkt für Ihre Kunden Bestellungen ausführen. Der Vorgang entspricht nahezu dem gleichen Ablauf wie bei Administratoren und Händlern.

3. Kunden / Endnutzer Workflow:

Alle Webshop-Nutzer welche den Shop besuchen, können Anfragen versenden, ein Angebot anfordern oder direkt Waren bestellen. Die Nutzung entspricht annähernd der bekannten Verfahrensweise bis auf die Eingabe der eigenen Kontaktdaten und Zahlungsmodalitäten.

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