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Webshop: Angebote und Rechnungen:

Überblick: Im Webshop wurden die zwei Module Angebotserstellung und Rechnungserstellung integriert (Nutzbar bei entsprechenden Rechten). Mithilfe dieser Module können Sie einfach Angebote und Rechnungen über den Shop verwalten und generieren.

Angebote:

Das Angebots-Modul ist ein spezielles Add-On-Programm für Webshops. Dieses Modul ist einfach zu bedienen und ermöglicht die Erstellung von Angeboten in kürzester Zeit. Um auf dieses Modul zuzugreifen, loggen Sie sich bitte in Ihren Shop ein (benötigte Rechte vorausgesetzt) und stellen Sie einen Warenkorb zusammen. Unterhalb des Warenkorbs haben Sie nun die Möglichkeit mit nur einem Klick ein Angebot zu generieren.

Angebotserstellung für bestehende Kunden:

Nach der Aktivierung Angebot öffnet sich ein neues Fenster. Oben können Sie nun entscheiden ob Sie einen neuen Kunden anlegen möchten oder auf einen Bestandskunden aus der Kunden Datenbank zugreifen möchten. Im DropDown-Menü Angebot für können Sie dies bestimmen. Bei bestehenden Kunden haben Sie die Möglichkeit über eine Suchmaske Ihren Kunden schnell zu finden. Anschließend werden alle vordefinierten Daten wie Name, Adresse und Rabatte sowie Länderspezifische Eigenschaften übertragen. Alle Felder können im Nachhinein noch von Ihnen modifiziert werden.
Im unteren Bereich sehen Sie die ausgewählten Artikel mit dem Stückpreis, Ihrem EK sowie die Möglichkeit prozentual einen Aufschlag bzw. einen Rabatt zu vergeben. Bei bestehenden Kunden sind diese Felder in der Regel schon vorausgefüllt, können bei Bedarf jedoch angepasst werden. Die Positionen Aufschlag und Rabatt können einzeln je Artikel oder über den Produkten angezeigt komplett vergeben werden.
Anschließend können Sie einen individuellen Text verfassen, E-Mail-Adressen vergeben (auch in Kopie bzw. als nicht sichtbare Kopie) an unbegrenzte Empfänger sowie den Standardabschlusstext auf Wunsch modifizieren.
Zum Schluss können Sie das Angebot als Vorschau ansehen, als Entwurf speichern oder direkt versenden.

Office generation

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Angebotserstellung für Neukunden:

Bei einer Angebotserstellung für Neukunden gehen Sie vor, wie im oberen Absatz beschrieben. Anstelle auf die Kundendatenbank zurück zu greifen, geben Sie bitte alle nötigen Informationen in die vorhandenen Felder bei Neukunde ein. Die Felder welche eingegeben werden müssen, sind mit einem roten Stern markiert. Bitte beachten Sie, dass bei einem Neukunden die vorausgefüllten Felder wie Rabatt oder Aufschlag nicht ausgefüllt sind.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit das Angebot im System abzuspeichern, sich im Vorfeld anzusehen bzw. dieses direkt via E-Mail an unbegrenzte Personen zu versenden.

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Umwandlung von der Anfrage zum Angebot:

Die Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag bzw. in eine Rechnung kann leicht innerhalb des Webshops vorgenommen werden.

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Zuordnung der Anfrage:

Um auf alle Anfragen zugreifen zu können, müssen Sie sich als Administrator (bzw. als Rechteinhaber) im Bereich Shop Admin anmelden. Auf der linken Seite wählen Sie hier aus dem Menü den Punkt Anfrage Liste aus. Alle Anfragen laufen hier zusammen, im oberen Teil haben Sie die Möglichkeit die Liste durch entsprechende Suchfelder zu filtern. Alle eingetragenen Händler können ganz oben direkt ausgewählt werden. Sie haben die Möglichkeit jede Anfrage anzusehen, zu speichern bzw. einem Händler zuzuweisen oder direkt in ein Angebot umzuwandeln. Weisen Sie die Anfrage z.B. einem bestimmten Händler zu (hierbei öffnet sich ein PopUp-Fenster mit einer Auswahl der Händler), wird dieser umgehend via E-Mail benachrichtigt. Der Händler kann nun mit seinem Login selbstständig ein Angebot erstellen. Wird eine Anfrage zu einem Angebot konvertiert, haben Sie wiederum die Möglichkeit alle Felder wie auch Aufschläge bzw. Rabatte zu überschreiben. Auch hier können Sie sich im Vorfeld das Angebot ansehen, es als Entwurf speichern oder direkt an beliebig viele Personen via E-Mail versenden.

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Rechnungserstellung:

Das Rechnungs-Modul ist nahezu gleich dem Angebots-Modul. Die Vorgehensweise zur Wandlung von Angeboten zur Rechnung entspricht der beschriebenen Vorgehensweise vom ersten Modul.

Umwandlung vom Angebot zur Rechnung:

Um Angebote in Rechnungen umzuwandeln, können Sie entweder über die Maske Shop Admin / Angebot Liste / Rechnung erzeugen gehen oder Sie melden sich mit Ihrem persönlichen Login an, wählen den Bereich Meine Angebote und wandeln dort, das gewünschte Angebot in eine Rechnung um.

Egal welchen Weg Sie einschlagen, Sie erhalten eine Liste mit allen Angeboten bzw. mit Ihren Angeboten welche Sie nochmals über eine Suchmaske filtern können. Sie können nach der Auswahl des gewünschten Angebots dieses mit einem einzigen Klick in eine Rechnung umwandeln. Auch hier können Sie wie bei der Angebotserstellung wieder Änderungen vornehmen, die Rechnung als Vorlage speichern bzw. die Rechnung ausdrucken oder direkt via E-Mail versenden.

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Rechnung über den Warenkorb erstellen:

Wie auch bei der Angebotserstellung können Sie eine Rechnung direkt über den Warenkorb erstellen. Mit entsprechenden Rechten erscheint unter dem gefüllten Warenkorb auch der Button Rechnung. Füllen Sie (wie oben beschrieben) die notwendigen Felder für den Kunden aus (bzw. laden Sie die entsprechenden Kundendaten aus Ihrer Datenbank) und vergeben Sie die gewünschten Aufschläge / Rabatte für die einzelnen Produkte oder den gesamten Einkauf. Sie können auch hier eine zusätzliche Nachricht verfassen und diverse E-Mail-Adressen eingeben. Speichern Sie die Rechnung um diese später zu versenden oder klicken Sie gleich auf „Senden“ um die Rechnung an alle Personen im Mail-Verteiler zu schicken.

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